از جایی که جهان امروز به سمت BPMS شدن رو به حرکت است لازم است بدانیم که کارکرد این سیستم به چه صورت است و چه مزایایی دارد؟ ابتدا به تعریف آن پرداخته‌ایم:
BPMS چیست؟
BPMS می‌تواند جزء حیاتی سازمان شما باشد. BPMS مخفف “نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار” یا “فرآیند مدیریت فرآیند کسب و کار” است. در هر صورت، BPMS ( یا اخیراً iBPMS با “i” با اشاره به “هوشمند”) یک ابزار نرم افزاری است که برای بهبود فرآیندهای کسب و کار سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شود. ما در ادامه تعریف دیگری ارائه می‌دهیم. BPM، سیاستی است که سازمان‌ها برای شناسایی، مستند سازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار خود استفاده می‌کنند. نرم افزار BPM برای فعال کردن جنبه‌های BPM استفاده می‌شود:
تعریف BPMS
قبل از اینکه بتوان هر اتوماسیونی را ایجاد کرد، فرایندها باید مستند شوند، که نیاز به برنامه ریزی و همکاری و همچنین ابزارهایی برای نشان دادن نحوه انجام فرآیندها دارد. مدل‌های فرآیند کسب و کار را می‌توان در BPMS به روش‌های مختلف ایجاد کرد و سپس مورد بررسی قرار داد تا اطمینان حاصل شود که تصویر دقیقی از روند کار به دست آمده است.
اتوماسیون
اصلی‌ترین جنبه فرآیند اتوماسیون، مربوط به کارکرد روزانه کارکنان با توجه قوانین کسب و کارشان می‌باشد. تولید این اتوماسیون شامل جمع آوری وظایف یا اقدامات و مکانیزم‌های ورودی (به عنوان مثال فرم‌ها یا ورودی‌های سیستم) بر اساس وضعیت و مشی فرایند کسب و کار است.
تجزیه و تحلیل
ابزار BPMS سطوح مختلف گزارش یا ادغام با ابزار گزارش دهی را برای ارائه تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرایند فراهم می‌کند. گزارش‌ها به KPI ها (شاخص‌های عملکرد کلیدی) وابسته هستند و داده‌ها را در مورد عملکرد اقدامات فردی، فرایندها، اعضای فرایند و … ارائه می‌دهند. تجزیه و تحلیل می‌تواند موانع فرایند را شناسایی کند و فرصت‌هایی را برای بهبود مستمر فرآیند ایجاد نماید.
بازار BPMS
بازار BPMS بسیار وسیع می‌باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند از عهده‌ی پروژه‌های کوچک‌تر، که ممکن است نیاز به مواردی مانند شبیه سازی روند و یا مدل سازی فرایند سازمان داشته باشند، بر می‌آید.
مزایای اصلی نرم افزار BPM
- هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
- پاسخگویی را بهبود می‌بخشد.
- ناکارآمدی را به حداقل می‌رساند.
- باعث تعامل با مشتریان می‌شود.
- تضمین ایجاد نظم
- مزایای رقابتی را ارائه می‌دهد.
- چابکی کسب و کار را افزایش می‌دهد.